La diferencia entre EOI y RFP

Algunas decisiones tomadas por una organización tienen implicaciones de adquisición que pueden afectar significativamente el costo total de tomar una decisión en particular. La adquisición implica procesos como la selección de un proveedor, la definición de las condiciones de pago, la debida diligencia estratégica, la negociación de contratos y la compra de bienes y servicios. Se relaciona con la adquisición o adquisición de todos los servicios y bienes que son importantes para una organización.

En el sector privado, el proceso de compras se considera una función de nivel estratégico que ayuda a mejorar la rentabilidad del negocio. No solo agiliza los procesos y reduce el precio total de las materias primas, sino que también permite a las organizaciones identificar las mejores fuentes de suministro. En general, ayuda a garantizar un resultado final uniforme.

En el sector público, los altos ejecutivos son responsables de reducir el resultado final. La función de adquisiciones es administrada por solo un pequeño personal, lo que aumenta la probabilidad de corrupción en este sector. Esta es la razón por la que existe la necesidad de aumentar la producción empresarial general. Por ejemplo, se puede capacitar al personal para mejorar su eficiencia y mejorar la calidad de su servicio, y como resultado se puede mejorar la producción.

Con el tiempo, se introdujeron una serie de términos para la consulta de licitaciones, las propuestas y la gestión principal, incluidos varios acrónimos relacionados con las adquisiciones. Muchas empresas no conocen estos términos, pero como empresario o propietario de una pequeña empresa, si desea administrar de manera efectiva la disposición del comprador a comprar, es importante saber cuáles son sus objetivos. Los ejemplos incluyen RFI (Solicitud de información), EOI (Expresión de interés), RFP (Solicitud de propuesta), RFT (Solicitud de oferta) y RFQ (Solicitud de cotización). Cada uno de estos términos tiene un propósito específico en la función de adquisiciones.

EOI y RFP son los términos que se utilizan con mayor frecuencia en la función de adquisiciones, y cada uno tiene un papel específico que desempeñar en la simplificación de todo el proceso. Mucha gente confunde estos términos a la hora de realizar los procesos. Para comprender mejor las diferencias entre ellos, es importante saber qué significan estos términos.

EOI (Expresión de Interés)

Una Expresión de Interés (EOI), también conocida como Registro de Interés (RII), tiene una función similar a la Solicitud de Información (RFI). Se utiliza como un proceso de selección en las primeras etapas de la contratación para crear una Solicitud de propuesta o RFT formal y más específica (una etapa posterior en la función de contratación). Cuando una empresa publica una EOI, necesita estimar la capacidad del mercado para proporcionar o recopilar más información antes de pasar a una IAT. Es poco probable que una empresa compradora designe a un contratista a través de una EOI. Para hacerlo, un proceso debe progresar hasta llegar a RFT.

EOI es una forma de licitación abierta que permite que cualquier empresa se presente. Crea una competencia intensa y ofrece el beneficio de permitir que los proveedores nuevos y potenciales aseguren su trabajo. Sin embargo, en los contratos de construcción, ha sido muy criticado por atraer proveedores que no son aptos para el contrato, lo que resulta en una pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo.

La descripción del órgano de contratación, la descripción del contrato (como el presupuesto y la escala), el tipo de contrato, el método de adquisición, los términos y condiciones, la dirección y el plazo de presentación y otros detalles (incluida la información de contacto) deben estar en el aviso de solicitud. una EOI. , descripción de la organización, capacidad técnica y experiencia relacionada, disponibilidad del personal y su experiencia, etc.)

RFP (Solicitud de propuesta)

Por otro lado, una RFP, también conocida como Solicitud de propuesta (RFO), es un documento que se puede modificar fácilmente. Se utiliza principalmente cuando un comprador busca una respuesta basada en una solución para cumplir con sus requisitos y en situaciones en las que otros factores (sin incluir el precio) son fundamentales para la evaluación de cada oferta. También se utiliza en situaciones en las que no hay soluciones o especificaciones claras disponibles, y el departamento de compras está buscando algunas innovaciones y opciones. Estos instrumentos son más flexibles que las RFT (que suelen tener soluciones o especificaciones bien definidas). La RFP se utiliza principalmente en servicios profesionales en los que no se puede definir fácilmente una solución.

Una RFP contiene información de antecedentes sobre la organización y su línea de negocio. La aplicación consta de especificaciones que explican las soluciones que busca la organización. Además, también incluye los criterios de evaluación sobre cómo se califican las propuestas, una declaración de trabajo que describe las tareas que debe realizar un licitador que gane el contrato y el cronograma para completar el proyecto.

Una RFP generalmente se crea debido a la naturaleza compleja de un proyecto. Las empresas pueden beneficiarse de diferentes proveedores cuando buscan una solución bien integrada de varios proveedores. Por ejemplo, si una empresa planea cambiar su negocio de un entorno basado en papel a uno basado en computadora, puede solicitar una propuesta de software y hardware además de la capacitación requerida para instalar e integrar nuevos sistemas en el negocio. .

En el sector público, las entidades pueden emitir una RFP para crear una competencia abierta para reducir el costo de las soluciones. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la RFP más cercana a las especificaciones no es necesariamente la que tiene el precio más bajo. Al aceptar una propuesta, las empresas deben realizar un análisis de costo-beneficio para garantizar que el costo no supere los beneficios.

diferencias

Algunas de las diferencias entre una EOI y una RFP son las siguientes:

• Diferentes niveles de suministro

La EOI a menudo se ejecuta en el nivel de adquisición inicial. Puede liberarse en los casos en que el comprador espera aportes de la industria para luego determinar los requisitos que entrarían en el mercado futuro. Como se discutió anteriormente, la RFP suele ser el siguiente paso; en ese caso, el comprador busca enfoques basados ​​en soluciones para entregar un producto o servicio.

• Etapas de EOI y RFP

La EOI suele tener varias etapas. Se utiliza para preseleccionar a posibles vendedores o proveedores antes de buscar ofertas completas de los postores preseleccionados. Por el contrario, la RFP puede tener una etapa o puede tener múltiples etapas.

• ¿Cuándo se utilizan EOI y RFP?

La EOI se utiliza en los casos en que la información requerida (por los licitadores) es específica, pero no hay garantía de que un proveedor pueda proporcionar servicios y bienes de acuerdo con los requisitos. Además, en los casos de EOI, los compradores no tienen suficiente información para realizar una solicitud detallada. Por otro lado, RFP se utiliza en situaciones donde el requisito está bien definido, pero una empresa busca una solución flexible o innovadora. En otras palabras, un comprador busca presentaciones centradas en soluciones para cumplir con los requisitos.

Es muy importante conocer los diferentes niveles de los procesos de contratación para tomar decisiones efectivas a través del flujo sistemático de información. Una comprensión clara de estos términos y por qué se utilizan en el proceso permite a una empresa optimizar sus procesos y obtener una visión más profunda de toda la función de compras.