Diferencia entre estructura de desglose de trabajo (WBS) y estructura de desglose de recursos (RBS)

Una estructura de desglose del trabajo es un entregable importante para cualquier proyecto. A través de la WBS, el director del proyecto puede categorizar el trabajo que el equipo debe completar en partes pequeñas que se pueden administrar fácilmente, pero RBS se considera una parte importante de la eficiencia de la gestión de proyectos. A través de RBS, el administrador de proyectos puede armar una lista de recursos necesarios para completar una tarea específica en un orden jerárquico.

¿Qué hace que RBS sea diferente de WBS?

Una WBS es una representación visual del alcance general del trabajo a realizar, desglosado en pequeñas partes que cada miembro del equipo del proyecto puede entender. Esto se debe a que, con cada uno de los niveles completados, hay definiciones y detalles asociados con ese nivel. Por el contrario, RBS se puede dividir en recursos geográficos o recursos organizacionales. Algunas de las otras herramientas necesarias para una RBS adecuada y efectiva incluyen una estimación de recursos, un calendario de recursos y listas de acciones.

La razón detrás de esto es que cuando administra cualquier proyecto, necesitará trabajar con varios componentes y recursos del proyecto para completar el proyecto. Un buen ejemplo son los miembros de su equipo de proyecto.

Debe asegurarse de que sean productivos y estén ubicados estratégicamente a lo largo de la vida del proyecto que está emprendiendo.

Ahora, en caso de que esté planeando hacer efectiva una WBS, aquí hay algunas pautas importantes que lo ayudarán a lograrlo:

• El proyecto/producto final está siempre al más alto nivel
• No siempre es necesario definir todos los elementos al mismo nivel
• Los grupos de trabajo no deben demorar más de 10 días
• Cada grupo de trabajo debe ser independiente.
• No debe haber duplicación de grupos de trabajo en toda la estructura.

La siguiente es una ilustración simple de un segmento de una WBS para construir una casa:

La construcción de viviendas

Base Exteriores Exteriores

Terminación 24% 45% 30%

Presupuesto $50,000 $86,000 $72,000

Muestra diferentes partes del proyecto a realizar y brinda más información sobre el presupuesto requerido para ellas y el nivel de finalización.

Por lo tanto, una WBS es un mapa/esbozo de un proyecto específico. El proyecto principal es el entregable principal en una WBS y, a partir de ahí, se divide en subcategorías más pequeñas, cada una con detalles de cómo se entregarán.

Por otro lado, hablando de RBS, debe saber que funciona utilizando algunas de las herramientas importantes. Los gerentes de proyecto son guiados para usar o implementar un RBS efectivo usando estas herramientas. Son los siguientes:

• Lista de actividades

Aquí hay una lista de todas las actividades que son críticas para completar el proyecto. El director del proyecto no solo necesita una lista, sino que también necesita obtener la mayor cantidad de información posible sobre estas listas. Esa información también incluirá los recursos utilizados por las actividades enumeradas.

• Estimación de recursos

Para que cada actividad se complete de manera productiva, eficiente y, lo que es más importante, rentable, el director del proyecto debe considerar el volumen, el tipo y la variedad de recursos necesarios.

Si estas estimaciones están sesgadas, puede ser imposible lograr los objetivos del proyecto, o el proyecto puede fallar en su totalidad.

• calendario de recursos

Un calendario de recursos se ocupa de la disponibilidad de los recursos a lo largo del tiempo. El director del proyecto necesitará una lista de todos los recursos necesarios para completar el proyecto.

Estos recursos también deben enumerarse en función de su disponibilidad a largo plazo. Esta información es importante para que el gerente del proyecto sepa si los recursos requeridos estarán disponibles en un tiempo determinado, para que el proyecto no se retrase.

Actualmente, RBS está cobrando cada vez más importancia, incorporándose a su estructura software de gestión de proyectos. Si está utilizando algún programa de gestión de proyectos, puede iniciar sesión y verificar la disponibilidad de los recursos que necesita y, lo que es más importante, cómo se clasifican.

Esto generalmente ayuda a la organización en el sentido de que los gerentes de proyecto pueden ver una gran cantidad de datos de una base de datos simple, sobre todos los recursos en uso.

Importancia de WBS vs enfoque de RBS

Hay varios beneficios clave que el gerente del proyecto y el equipo del proyecto pueden obtener de una WBS, además de organizar y definir el trabajo requerido para completar el proyecto. A través de la WBS, es más fácil asignar el presupuesto de las capas superiores de la estructura. Una vez hecho esto, se pueden estructurar los presupuestos de cada departamento en base al desglose de la EDT.

Por lo general, se proporcionan estimaciones de costo y tiempo para cada sección de la EDT. Al hacer esto, es más fácil elaborar un cronograma y un presupuesto apropiados para todo el proyecto.

A través de una WBS, también es más fácil realizar un seguimiento del desempeño de los sectores de proyectos individuales. El gerente del proyecto está en una buena posición para informar el costo de desempeño del proyecto, identificar áreas problemáticas y, lo que es más importante, los principales problemas relacionados con la organización del proyecto. Por el contrario, en RBS, el énfasis en la lista jerárquica de recursos es fundamental. Debe enumerar todos los recursos, ya sean significativos o incluso si le parecen redundantes. Cada nivel del proyecto requerirá una cierta cantidad de recursos. Estos deben enumerarse en orden de importancia hacia la finalización de cada nivel y, finalmente, la finalización de todo el proyecto.

Los recursos enumerados luego se subdividen en categorías más pequeñas según el tipo de recurso que contienen, para ayudar al administrador del proyecto en la clasificación. La clasificación continuará en diferentes subgrupos hasta que todos los tipos de recursos se agrupen en entidades individuales que sean más fáciles de identificar y administrar.

Ventajas de WBS frente a RBS

Uno de los beneficios de una EDT es que ayuda al director del proyecto a determinar los riesgos que pueda tener un proyecto. Donde haya alguna rama del proyecto que no esté claramente definida, será un área de riesgo que deberá ser atendida. Se supone que estos riesgos se deben rastrear adecuadamente y proporcionar una revisión cuidadosa a medida que avanza el proyecto.

En caso de que el proyecto parezca estar atrasado, es más fácil para el gerente del proyecto consultar la EDT e identificar las áreas que están teniendo problemas y tomar la decisión adecuada para cambiar las cosas. Por el contrario, el beneficio inmediato de RBS, en particular la división de recursos en subgrupos, es facilitar el trabajo de los centros de gestión. La supervisión se vuelve mucho más fácil y se ahorra mucho tiempo en el proceso.

Los supervisores pueden realizar un seguimiento de cada grupo de recursos a medida que avanza el proyecto. Es más fácil acelerar ciertos niveles del proyecto sin depender de otros, después de asignar los recursos adecuados para completarlos. Por lo tanto, algunos proyectos pueden completarse fácilmente antes de la fecha límite establecida, especialmente si la finalización de los diferentes niveles del proyecto no depende entre sí.

Con un buen plan RBS implementado, la administración también está en una buena posición para obtener una buena imagen de la cantidad total de recursos disponibles para cada uno de los equipos participantes. Además de comprender los recursos disponibles, pueden administrar cómo se utilizarán los recursos.

Al comparar la información anterior, se recomienda asignar colores a los diferentes subelementos que se pueden entregar en una EDT. Esto es importante para obtener un mapa de calor del progreso de todo el proyecto. También será más fácil llamar la atención de la gerencia sobre las áreas del proyecto que están completas y aquellas que son débiles.

La WBS, cuando se maneja correctamente, es una buena manera de aumentar la productividad de los equipos que trabajan en el proyecto y de ver el proyecto terminado a tiempo. El gerente del proyecto puede identificar las habilidades necesarias para permitirle completar el proyecto a tiempo, pero cuando se trata de RBS, debemos comprender los tipos. El tipo tradicional de RBS es el RBS organizacional. Los sistemas organizativos jerárquicos ya establecidos suelen ayudar a crear esta RBS. Los recursos en un RBS organizacional generalmente se distribuyen en función de las necesidades de cada departamento organizacional y grupo de trabajo. Son categorías definidas y establecidas por la organización.

En la mayoría de los casos, un RBS geográfico es inusual. La principal preocupación con RBS geográfica es la distribución y/o ubicación de los recursos involucrados, y cómo se asignan en diferentes ubicaciones, según las necesidades de la organización.

Resumen

En conclusión, tanto la WBS como la RBS son fundamentales para la finalización exitosa de un proyecto y la efectividad de los equipos de proyecto relevantes. Los siguientes son los puntos principales que definen cualquiera de las estructuras.